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Como agilizar e facilitar a consulta de nota fiscal completa?

Se sua empresa ainda faz o processo de consulta de nota fiscal de forma manual chegou a hora de rever seus conceitos, pois os mesmos estão ultrapassados.

O controle e armazenamento das notas fiscais é algo fundamental para organização de qualquer empresa, mas é importante saber como fazer isso de maneira rápida, prática e produtiva. E é sobre isso que vamos tratar neste post:

 

O que é a nota fiscal completa?

Consulta de nota fiscal é o processo que verifica a validade do documento enviado para sua empresa e confere a autorização de uso pela Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz).

O processo em suma funciona da seguinte maneira:

  • Sua empresa adquire um produto junto ao fornecedor, e este emite uma NF-e contra o seu CNPJ;
  • O produto é entregue na sua empresa juntamente com um documento de acompanhamento chamado Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica);
  • Na Danfe está descrita uma chave de acesso com 44 dígitos, esses são os números usados para que você possa fazer a consulta da nota fiscal completa no portal nacional da NF-e.
  • Fique ligado: A nota fiscal completa somente fica disponível para consulta no portal por um período de 180 dias, passado esse período, você vai encontrar apenas uma versão resumida da NF-e.

 

Por que fazer a consulta da NF-e completa?

Existem diversas razões que validam a ideia de baixar a nota fiscal completa, entre essas razões podemos destacar algumas, como:

  • Segurança: Somente com o Danfe não é possível verificar rapidamente se a nota fiscal emitida está denegada, ou seja, se existe alguma irregularidade ou pendência fiscal do emitente junto a Sefaz.
  • Controle: Através do processo de Manifestação do Destinatário é possível que sua empresa informe ao Fisco que notas fiscais foram lançadas contra seu CNPJ de maneira não autorizada.
  • Evento de confirmação: Quando sua empresa recusa o recebimento da mercadoria por alguma razão, é preciso informar a não realização da operação, esse processo é chamado de evento de confirmação, e para ser feito isso é necessário fazer a consulta da nota fiscal completa.
  • Prevenir problemas fiscais: Em caso de fiscalização da Receita Federal, provavelmente ela vai solicitar todos os arquivos XML de notas recebidas e emitidas nos últimos 5 anos, então é bom ficar atento e manter esse armazenamento sempre em dia.

 

Como fazer a consulta da nota fiscal completa de forma manual?

Já explicamos qual a importância de fazer a consulta completa da nota fiscal, agora vamos falar sobre produtividade, mostrar como funciona o processo e consulta e como tal processo feito de forma manual é altamente improdutivo:

O processo manual para emissão completa da nota fiscal é através do portal nacional da NF-e, que pode ser acessado através desse link. Abaixo repassamos como funciona o processo passo a passo:

  • Selecione a opção Consultar NF-e Completa, que aparece na aba Serviços mais acessados
  • Na nova janela aberta, você precisa informar a chave de acesso — aqueles 44 dígitos do Danfe que acompanha a mercadoria
  • Digite também o código da imagem que aparece ao lado e clique em Continuar
  • Na próxima janela, deve aparecer a NF-e relativa à operação
  • Encontre o botão de download e clique nele
  • Em seguida, você precisará selecionar seu certificado digital, que já deve estar instalado no seu computador
  • Como próximo passo, o download do arquivo XML ocorrerá automaticamente.

Se olhar de maneira geral o processo é simples, mas o grande problema é que este processo deve ser repetido a cada nota fiscal que for emitida contra seu CNPJ, ou seja, da forma manual não é possível baixar todas as notas completas de uma vez só pelo portal.

Caso sua empresa recebe 80 notas por mês de compras, esse processo deverá ser repetido por 80 vezes. Esse é o maior problema do processo manual.

Pensando nisso, sugerimos automatizar esse processo, existem alguns softwares que fazem o controle, consulta e armazenamento de suas notas fiscais de maneira rápida e eficiente, como Armazenamento NFE.

 

Automatize e ganhe em produtividade e segurança

Caso sua empresa não utilize um software de gerenciamento de notas fiscais eletrônicas, está perdendo um tempo precioso com processos repetitivos e burocráticos como a consulta de notas fiscais eletrônicas pelo processo manual.

Com a automatização do processo de gestão e armazenamento das notas fiscais da sua empresa, vários processos manuais vão ser reduzidos, como a consulta, o download do arquivo XML e o armazenamento em local seguro.

Sem falar que como o Armazenamento NFE trabalha com o recurso de computação na nuvem e é totalmente online, pode ser acessado a qualquer momento, de qualquer dispositivo e as notas ficam em local seguro, reduzindo a preocupação de perder arquivos por conta de problemas de hardware ou softwares maliciosos, como vírus.

Neste post, mostramos a importância de se realizar a consulta da nota fiscal completa e também mostramos como é contra produtivo fazer esse processo de maneira manual. Apresentamos também a melhor alternativa para agilizar esse processo e ganhar tempo, que é o uso de softwares específicos para automatizar o processo como um todo.

 

 

 

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