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Dicas para gerenciar suas notas fiscais com mais eficácia

Independente do porte da sua empresa é primordial ter o domínio sobre as finanças e saber utilizar as informações gerenciais geradas neste processo de controle. Tudo isso com intuito de contar com dados que ajudem no processo de tomada de decisões.

O gerenciamento das notas fiscais eletrônicas (NF-e) emitidas e recebidas pela empresa, por exemplo, é um desses processos que exigem uma atenção extra, mas nem por isso necessitam ser um procedimento complexo, com algumas dicas é possível gerenciar as suas NF-e rapidamente e de maneira mais eficaz.

Neste post, vamos mostrar como ganhar tempo e facilitar o controle de suas NF-e para você que é micro ou pequeno empreendedor. Vamos lá?

 

Adote um rotina de compras para sua empresa

Ao contrário das grandes empresas, onde geralmente existe um setor responsável unicamente pelos processos de compra, em PMEs muitas vezes existem vários setores e pessoas que participam diretamente desse processo.

Sendo assim, as chances de se perder o controle aumentam. Por isso, é fundamental adotar rotinas que as pessoas envolvidas nesses processos transmitam e validem as informações de forma adequada.

Uma dica nesse caso é adotar um procedimento padrão, como por exemplo, ao receber um produto ou serviço, o setor responsável deve analisar se tudo foi entregue conforme o combinado, após isso, deve enviar as notas fiscais para o setor financeiro para que seja liberado o pagamento. Evitando assim desencontros de informações e consequentemente prejuízos.

Esse mesmo processo de conferencia pode ser adotado no processo de emissão de notas para os clientes, com esse simples processo de conferência, os índices de retrabalho com correções de notas vão reduzir e consequentemente os custos envolvidos nesse reprocesso.

 

Confira a autenticidade das notas emitidas

Esse deveria ser um procedimento comum, mas muitas empresas não o adotam. Conferir a autenticidade dos documentos fiscais recebidos é algo de suma importância para que a empresa evite dores de cabeça e problemas tributários e financeiros.

Então, ao receber uma NF-e consulte o site da prefeitura emissora e verifique a autenticidade dos documentos, antes de dar entrada. É um passo simples e que evita muitos transtornos.

Se sua empresa contar com um sistema de Gestão de NF-e, esse procedimento pode ser feito em poucos cliques e de maneira mais fácil e rápida.

 

Automatize a gestão da sua empresa

Uma realidade e uma necessidade no mercado atual, indiferente do porte da sua empresa é a adoção de um sistema de gestão online para controlar as finanças de uma maneira mais simples e rápida.

Existem diversos softwares online que tem por intuito facilitar o processo de gerenciamento da sua micro ou pequena empresa. 

Com a implantação de um bom sistema de gestão sua empresa ganhará tempo em todos os processos, pois não haverá mais a necessidade de digitar novamente informações que já constam no sistema, por exemplo. Sendo que as mesmas informações digitadas no processo de entrada de um produto na empresa, serão utilizadas por todos os setores envolvidos no processo, até chegam a outra ponta quando a venda desse produto for efetuada.

Além de agilizar o trabalho de todos os setores, esse cadastro único, garante a integridade dos dados, evitando assim erros provenientes da duplicidade de dados.

Sendo que toda a empresa necessidade fazer a emissão de NF-e de vendas, as devoluções, compras de fornecedores, entre outros. Esse processo também é totalmente automatizado, evitando assim problemas futuros com multas por problemas de tributação.

 

Busca automática da NF-e no site da Receita

Saber exatamente quais foram as notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa é de extrema importância para evitar fraudes envolvendo sua empresa. O Armazenamento NFE é um sistema de gestão e armazenamento de NFe que importa automaticamente todos os arquivos XML do site da Receita Federal.

Então, cada vez que uma NF-e é emitida com o CNPJ da sua empresa, você recebe uma notificação e pode fazer o processo de manifestação do destinatário de maneira fácil.

 

Esteja sempre em contato com o seu contador

Um erro muito grave e que algumas empresas cometem é não repassar as informações corretas geradas durante o processo para o seu contador.

Notificar de maneira clara e objetiva todas as movimentações financeiras ao seu contador é primordial para bom andamento da sua empresa.

Com a adoção de um sistema de gestão, essas informações são geradas de maneira mais rápida e correta, evitando assim aquela correria atrás de documentação todo o final de mês. Com poucos cliques é possível elaborar relatórios de fluxo de caixa e demonstrativos de resultados, por exemplo.

Essas foram algumas dicas, que se seguidas certamente vão ajudar e garantir uma maior integridade no processo fiscal da sua empresa.

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