O que pode acontecer se minha empresa não armazenar as notas fiscais corretamente?
14 de fevereiro de 2017

Aprenda a melhorar a gestão de documentos fiscais da sua empresa

Manter a organização de documentos em qualquer empresa nunca foi uma tarefa fácil. E conforme o tempo passa o número de documentos que devem ser armazenados aumenta cada vez mais, e isso torna o processo de organização algo primordial e urgente. Encontrar um documento rapidamente quando surge a necessidade é algo imprescindível para que não haja atrasos e imprevistos nas tarefas a serem realizadas.

Se já existe essa necessidade de organização para qualquer tipo de documento, como contratos, informações sobre colaboradores e fornecedores, por exemplo. Imagina quando tratamos de arquivos que tem uma relevância fiscal e contábil para empresa, arquivos que por lei devem ser armazenados, pois podem acarretar em problemas com o Fisco. Estamos falando especificamente do armazenamento de notas fiscais e documentos relacionados a prestação de contas de qualquer empresa. Esse tipo de arquivo deve ter uma atenção especial, para que não traga transtornos que podem comprometer o futuro da empresa, como taxas extras e multas.

Neste artigo você vai descobrir como potencializar a organização e localização de todos os documentos do seu negócio e, com isso, otimizar a sua gestão. Confira!

 

Qual a importância da gestão de documentos

É muito importante ter um processo de organização eficiente, pois ninguém gosta de perder tempo procurando no meio de uma papelada ou arquivos digitais todos desorganizados, não é mesmo? Afinal, tempo é dinheiro.

Então, para que não seja necessário iniciar uma saga a cada vez que necessitar buscar um documento importante, é hora de colocar a mão na massa, começar a destrinchar a papelada e organizar. E para isso você vai precisar de tempo, paciência e dedicação. Pode apostar, então vamos lhe ajudar a fazer dessa tarefa a menos complicada possível, com algumas dicas simples que vão facilitar seu processo de organização.

 

1. Menos é mais

Essa dica é simples e autoexplicativa. Não se torne um acumulador de coisas, de papéis e de qualquer tipo de documento. Primeiro seja seletivo, tem alguns papéis que não tem relevância alguma para o processo, então elimine-os. Lembre-se: menos é mais.

 

2. Organize todos os arquivos físicos

Então, depois da dica anterior, ficamos com os documentos que tem alguma relevância e merecem uma atenção especial, afinal já não é possível descartar todos, deve-se partir para um armazenamento simplificado, primeiramente, através da organização.

Centralize os documentos num único local — que pode ser uma pasta ou um porta-documentos, por exemplo – e recolha os que não são utilizados de cima das mesas ou acondicionados em cantos escondidos. O ideal aqui é definir uma região da sala para sumarizar as pastas por ordem alfabética, data ou segmento.

 

Defina um responsável 

Uma ideia bem interessante é deixar uma pessoa responsável pela manipulação desses documentos já organizados. Uma espécie de guardião da papelada, sendo que essa pessoa tem conhecimento da forma que foi feita a organização e saiba buscar rapidamente qualquer documento quando for solicitado. Isso também evita que muitas pessoas tenham acesso irrestrito a esses documentos, o que vai acabar se tornando uma tremenda confusão e logo o caos estará novamente implantado.

Caso a demanda de documentos seja muito grande, uma outra solução é terceirizar esse tipo de serviço, existem empresas especializadas na armazenagem de documentos corporativos. Algumas auxiliam no processo de digitalização e mantém uma cópia virtual para que não haja problemas de perdas, extravios e que os documentos sejam facilmente encontrados .

 

3. Separe os documentos por utilidade

Já que tocamos no assunto de armazenagem e organização virtual, vamos partir para como organizar documentos digitais como textos e planilhas, neste caso crie pastas e segmente todos esses documentos.

Outra dica é elaborar listas e definir categorias para os documentos que precisam ser guardados fisicamente, pois contêm assinaturas, por exemplo. Alguns documentos fiscais não tem a necessidade de arquivamento após o uso, neste caso, crie uma pasta temporária e atualize ela com frequência, sempre mantendo os arquivos mais recentes e eliminando os antigos para que não haja problemas de organização. O importante é segmentar de acordo com o destino ou a funcionalidade do documento.

 

4. Cuide do armazenamento eletrônico

Como já citamos, uma boa ideia é além de manter uma cópia física dos documentos importantes, fazer uma cópia digital, ou seja, digitalizando esses documentos e os armazenando em um local seguro, onde somente as pessoas autorizadas consigam ter acesso a esses documentos e que esse processo de busca seja fácil e simplificado.

Para documentos fiscais que o armazenamento é imposto pela legislação, esse processo é ainda mais importante. O prazo pelo qual a empresa precisa armazenar os documentos fiscais, segundo a legislação, é de 5 anos mais um. Isso significa que na data da emissão do arquivo, é preciso contar o exercício vigente e adicionar mais 5 anos além deste.

 

4. Torne a tecnologia uma aliada

Além de encontrar informações com rapidez, outra excelente vantagem da informatização é facilitar o gerenciamento da empresa, não só quanto à gestão de documentos, mas também de maneira geral. Isso porque os sistemas promovem a unificação de diversos setores, como por exemplo, as áreas fiscal, tributária e financeira, agrupando todos os lançamentos em uma mesma plataforma. Então, se sua empresa ainda não conta com um sistema de gestão (ERP) é importante rever seus conceitos e começar à analisar as alternativas no mercado, pois um bom ERP facilita muito o processo de organização do seu negócio.

 

5. Elimine o uso do papel

Uma necessidade que certamente vai aparecer conforme sua empresa for crescendo é a eliminação dos papéis, seja pelo gasto que eles trazem no processo de impressão e armazenagem, mas também pelo custo e tempo perdido na busca manual desses arquivos.

O ideal é saber quais documentos tem a obrigatoriedade de serem físicas, por conta de assinaturas, manter somente esses documentos e os demais digitalizá-los e manter somente uma cópia digital, ganhando assim em espaço e agilidade na busca e gestão.

Outros podem ser eliminados após a temporalidade exigida pelas regras no caso das notas fiscais eletrônicas. Neste caso, existem softwares especializados 100% online que atendem integralmente as disposições legais do governo e fazem esse processo mais rápido, seguro e facilita muito a busca e integração entre os envolvidos nas operações fiscais.

 

6. Mantenha uma rotina de organização

De nada vai adiantar separar um período para organizar toda a papelada e documentos seguindo essas dicas que repassamos, se esse processo não se tornar uma rotina dentro da sua empresa. Por esse motivo, mobilize seus colaboradores, principalmente os envolvidos na parte financeira, contábil e fiscal para seguir um processo de registro diário desse tipo de documento.

Separe um período diário para atualizar os documentos e manter tudo organizado, não deixe esse tipo de tarefa acumular, pois se isso acontecer, o processo vai ficar mais demorado e árduo de se fazer. Implante uma rotina de organização e conferência que tudo vai ficar mais fácil e fluir mais rapidamente dentro da sua organização.

Agora que você já aprendeu tudo sobre como gestão eficiente de documentos e como esse simples hábito possa alavancar seu empreendimento, aproveite para descobrir como aprimorar o gerenciamento de suas notas fiscais desde já, conheça o Armazenamento NFE e não se preocupe mais com seus documentos fiscais.

 

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